Inventum » szkolenia specjalistyczne
szkolenia specjalistyczne

Sekretarka

Sekretarka to osoba która spełnia bardzo ważną rolę w kompleksowym systemie zarządzania firmą. Głównym zadaniem sekretarki jest odciążenie prezesa, czy dyrektora od zadań administracyjno- biurowych. Sekretarka w pierwszej kolejności gromadzi, przetwarza oraz przechowuje informacje i dokumenty jakie napły-wają do jednostki. Praca sekretarki wymaga wszechstronnej wiedzy, wyczucia smaku oraz wykazania własnej inicjatywy w wielu różnorodnych sytuacjach. Osoba pracująca na tym stanowisku powinna posiadać szereg niezbędnych umiejętności i kompetencji. Do głównych zadań sprawowanych przez sekretarkę należy:
  • przyjmowanie interesantów, gromadzenie i przechowywanie informacji, odbieranie i łączenie telefonów, obsługa poczty elektronicznej prowadzenie korespondencji firmowej (przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie poczty), segregowanie i przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek w firmie, redagowanie pism, protokołów, prowadzenie rejestru uchwał i zarządzeń zarządu jednostki, gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla szefa, organizacja wyjazdów służbowych szefa, prowadzenie terminarza spotkań, kontrola terminów, odszukiwanie aktów prawnych i ich przechowywanie, przygotowywanie i obsługa konferencji, zebrań i spotkań, przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek, zaopatrywanie firmy w materiały potrzebne do funkcjonowania biura (tj. artykuły papiernicze, drobny sprzęt biurowy, prenumerata prasy, zaopatrzenie socjalne), dbałość o ład i porządek w sekretariacie oraz gabinecie prezesa.
Sekretarka jest pracownikiem, który pomaga swojemu przełożonemu w sprawach administracyjnych, w korespondencji, w sporządzaniu notatek, umawianiu spotkań, opiece nad gośćmi, pośredniczy w kontaktach między szefem i personelem oraz między szefem i interesantami, a także zajmuje się innymi czynnościami pomocniczymi. Sekretarka zajmuje reprezentacyjne stanowisko w firmie, tworzy wizerunek firmy. Im szerszy jest zakres obowiązków szefa, tym wyższe kwalifikacje powinna mieć sekretarka. Od organizacji sekretariatu zależą warunki, w jakich przełożony pracuje i podejmuje decyzje. Praca sekretarki ma charakter wielostronny, wymaga dużego wysiłku, szerokiego zakresu wiedzy, umiejętności, a także własnej inicjatywy. Zakres obowiązków sekretarki obejmuje obszar kompetencji zawodowych, osobistych i interpersonalnych, ujętych w bloki merytoryczne. Ich uzupełnieniem są kompetencje językowe umożliwiające przyjmowanie gości i partnerów zza granicy, prowadzenie rozmów telefonicznych czy korespondencji w języku obcym. Stopień przyswojenia zagadnień objętych poszczególnymi blokami merytorycznymi weryfikowany jest przez egzamin teoretyczny i praktyczny. Egzamin teoretyczny odbywa się przy wykorzystaniu platformy egzaminacyjnej i ma charakter testowy. Egzamin praktyczny przeprowadzany jest przez opiekuna praktyk i ma charakter problemowych zadań do rozwiązania. Zalecana liczba godzin szkolenia wynosi 228, w tym:
  • 64 godziny teorii 64 godziny praktyki 40 godzin IT 60 godzin języka obcego branżowego
Ostateczna liczba godzin szkolenia uzależniona jest od liczebności grupy, oraz poziomu znajomości zagadnień zawodowych. Czas trwania egzaminu: część teoretyczna: 60 min. część praktyczna: 120 min.
Copyright © Wszelkie prawa zastrzeżone. Inventum sp.z o.o.